Wer etwas in der Öffentlichkeit bekannt machen will, muss zwei Dinge zusammen bringen: Sein Anliegen mit der passenden Nachricht und das dafür geeignete Medium mit dem passenden Journalisten. Dazu sollte eine genaue Überlegung zur Zielgruppe angestellt werden: Sollen es die Verbraucher im Allgemeinen sein? Die lesen im Zweifel in Zeitschriften, die deutschlandweit erscheinen, das können nicht nur überregionale Tageszeitungen, sondern vor allem auch Magazine sein. Will man mit den Kunden aus dem näheren Raum oder allgemein auf lokalem Gebiet in Kontakt kommen? In dem Fall würden sich beispielsweise Lokalzeitungen oder lokale Radiosender besonders eignen.

Medien sind dann am ehesten an einer Info interessiert, wenn sie schon zuvor News aus dem Bereich veröffentlich haben – das Thema also in die von der Redaktion angenommene Erwartungshaltung der Leser passt. Deswegen bietet sich auch an, die Konkurrenzunternehmen zu beobachten – welche Veröffentlichungen können diese vorweisen? So findet sich schnell die passende Zeitung, Zeitschrift oder der passende Radiosender.

Man kann alle recherchierten Medien und Kontakte zum Beispiel in einer Excel-Tabelle sammeln und pflegen. Dabei ist es gut, wenn man einen direkten Ansprechpartner notieren kann. Gibt eine Homepage nur die allgemeinen Kontaktdaten her, sollte man sich in der Zentrale nach dem Namen, der Nummer und der E-Mailadresse des zuständigen Journalisten erkundigen. In einem allgemeinen Postfach landen täglich so viele verschiedene Mails, dass auch wirklich gute Themen untergehen können.

Das Unternehmen kann die Redaktionen per Telefon, Brief oder E-Mail erreichen. Bei allen drei Möglichkeiten stellen konkrete Ansprechpartner das Ideal dar, damit sich auch jemand zuständig fühlt. Da Journalisten ständig unter Strom zu stehen scheinen, sollte man sich auf telefonischem Weg lieber vormittags als später am Tag und auf keinen Fall Richtung Wochenende melden. Der Brief ist zwar eine sehr direkte und in heutigen Zeiten auch Aufmerksamkeit versprechende Variante, aber für den Journalisten beim Weiterverarbeiten aufwändiger, weil er die Informationen mühsam übernehmen muss. Entscheidet man sich für die Mail, muss unbedingt eine klare und verständliche Betreffzeile formuliert werden. Die Mail selbst enthält dann einen Teaser, der dem Journalisten keine andere Möglichkeit lässt, als den Anhang öffnen zu wollen. Wahlweise kann auch die Meldung gleich in der Nachricht verwendet werden – das empfiehlt sich jedoch nur dann, wenn die Absenderadresse bereits bei den Journalisten bekannt ist. Am Ende der Mail gibt man einen festen Kontakt an, an den sich der Journalist bei Interesse oder weiteren Fragen wenden kann.

Neben der preislich günstigen – aber zeitaufwändigen – Variante, die Kontakte selber zu recherchieren, gibt es auch kostenpflichtige Alternativen. Zum Beispiel kann das Unternehmen fertige Medienverteiler zu einem bestimmten Themenbereich kaufen, in denen passende Kontaktdaten zu finden sind. Außerdem kann man auch mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten. In diesem Fall gibt das Unternehmen seine Pressemeldung nur diesem Versender weiter, der sich dann um die weitere Verbreitung kümmert.

Online gibt es auch kostenlose PR-Seiten, auf denen jeder seine Infos veröffentlichen kann und jeder User, potentiell auch alle Journalisten, sie lesen können.

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