emailDies ist ein Beitrag von Martin Zwilling, der ursprünglich auf seinem Blog Startup Professional Musings erschienen ist. Mit dem Einverständnis von Martin veröffentlichen wir ihn hier für Euch in einer deutschsprachigen Version. Der Originalbeitrag ist am 11. August 2010 erschienen.

Ob es Dir gefällt oder nicht, E-Mail ist einfach ein bedeutendes Kommunikationsmittel im Business und im Privatleben, genauso wie Telefonanrufe.

Dein Business und Deine Integrität werden tagtäglich anhand Deiner Ansprechbarkeit via E-Mail beurteilt, und niemand hat Lust, mit einem toten Mail-Postfach Geschäfte zu machen. Nicht responsive Personen und Unternehmen verlieren schnell Kunden und Freunde.

Falls Du von der „neuen Generation“ bist die E-Mail überhaupt nicht mehr benutzt, veröffentliche erst gar keine Mailadresse und lösche Dein Postfach. So vermeidest Du, dass Leute an das Postfach schreiben oder sie bekommen zumindest eine „unzustellbar“-Nachricht. Dann wissen sie, dass sie Dich über einen anderen Kanal kontaktieren müssen.

Das eigentliche Problem sind Leute, die nur alle paar Wochen ihre E-Mails prüfen, zehn unterschiedliche Mail-Accounts haben oder tausende Mails in ihrer Inbox verwahren. All das ist ein Garant dafür, Kunden zu verlieren und einen Ruf als „Schlamper“ zu erhalten.

Auf der anderen Seite gibt es ein paar Dinge, die Du tun kannst, um E-Mails effektiv zu nutzen und als reaktionsschneller Freund und Unternehmer geschätzt zu werden:

  • Leite wenig genutzte Accounts auf die primäre Adresse um. Jedes anständige Mailsystem bietet eine Option für die Weiterleitung von E-Mails auf eine Adresse an, die Du täglich prüfst. Viele Mail-Clients, wie Outlook, erlauben es auch E-Mails von verschiedenen Adressen in einem Postfach zu empfangen. Nutze das.
  • Nutze die Inbox als Zwischenspeicher, nicht zur dauerhaften Ablage. E-Mails, die eine Aktivität von Dir erfordern, solltest Du in einen Ordner „Aktion erforderlich“-Ordner verschieben, welche, bei denen etwas zu Lesen ist, in einen „Lesen“-Ordner und abgeschlossene Sachen in einen „Archiv“-Ordner verschieben. Als Minimum solltest Du die Markierungsfunktion für die Mails nutzen, die ein follow-up erfordern. Andernfalls gehen wichtige Mails unter und Du wirst durch die große Menge an Mails in Deiner Inbox verzweifeln.
  • Setze Dir Antwortzeiten und follow-up Ziele. Ich habe ein persönliches Ziel, alle meine Mails innerhalb von 24 Stunden aus der Inbox rauszubekommen (wie auch für Nachrichten auf meinem Anrufbeantworter). Jedes Feedback wie „Ich habe die Anfrage erhalten, brauche aber ein paar Wochen zur Bearbeitung“ wird Dich zu einem Helden machen. Du musst dann Deinen Worten aber auch Taten folgen lassen.
  • Nutze automatische Antwortmails. Falls Du zwei Wochen in Urlaub oder auf Reisen bist, und in dieser Zeit keine Mails beantworten möchtest, aktiviere eine automatische Antwortmail, so dass auf jede Mail sofort eine Rückmeldung folgt: „Ich bin für zwei Wochen in Urlaub und werde Antworten, sobald ich zurück bin.”
  • Sei wachsam vor aggressiven Spam-Filtern. Wir alle wissen, was für die eine Person als Spam rüberkommt, ist für die andere eine super spaßige Nachricht. Ich empfehle, eine eher lockere Einstellung des Spam-Filters zu nehmen. Dann muss man zwar ein paar Mails mehr löschen, dafür verpasst man aber auch keine wichtige Mail.
  • Schaue nach verborgenen Fragen in Deinen Mails. Auch wenn man sagen kann, dass das ein Problem vom Absender ist, so kann man dennoch vermeiden, schlecht abgestempelt zu werden, indem man in seinen Mails genau nachschaut, ob sich eine versteckte Frage darin verbirgt. Manche Leute verstecken in einer langen Textmitteilung ihre Frage, ohne sie explizit zum Ausdruck zu bringen. Wenn Du dann nicht darauf antwortest, weil Du denkst es sei eine reine Info-Mail gewesen, kann der Eindruck entstehen, dass Du Deine Mails ignorierst.

Der Schlüssel ist hier, sich in die Sichtweise des Absenders zu versetzen. We häufig hast Du schon ein eine Mailadresse eines Unternehmens geschrieben (info@company.com) und nie eine Antwort erhalten? Was für eine tolle Möglichkeit, mögliche Kunden zu verlieren!

Jeder ist heutzutage „busy“, aber wir alle kennen Leute die „so beschäftigt“ sind, aber nichts auf die Reihe zu bekommen scheinen, noch nicht einmal Mails zu beantworten. Ich unterstütze ein altes Prinzip, das besagt, dass man Post nur einmal in die Hand nehmen sollte, also direkt bearbeiten, statt sie aufzuschieben.

Deine E-Mails zu managen ist nur ein Aspekt des Zeitmanagements, und schlechtes Zeitmanagement ist ein Startup-Killer. Ein anderer Killer ist es, als Faulpelz abgestempelt zu werden. Bist Du immer und schnell ansprechbar, kannst Du Dich von anderen absetzen.

Marty Zwilling

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Foto: ilamont bei Flickr

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