An dieser Stelle werden in regelmäßigen Abständen von Jan Reiter und Marc-Christian König Artikel veröffentlicht, die steuerliche und rechtliche Themen zum Gegenstand haben, die für Unternehmensgründer von Interesse sind. Gestartet wird mit einem Artikel zum Thema „Startups – Die steuerlichen Pflichten beim „Start“ des Unternehmens“.
Zum Beginn der Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit liegt der Fokus des Unternehmers selbstverständlich auf dem Aufbau des Unternehmens, der Entfaltung der wirtschaftlichen Tätigkeit und dem Marktauftritt. Jedoch bestehen gerade beim Beginn der Tätigkeit eine Vielzahl von behördlichen Pflichten, die es zu erledigen gilt und ohne die ein Beginn des Startups nur schwerlich möglich ist. Diese – oftmals als „lästig“ empfundenen – Pflichten umfassen dabei ebenso einige (allgemeine und je nach Einzelfall individuelle) Pflichten gegenüber den Finanzbehörden, die abgearbeitet werden wollen und sollten, um spätere – mitunter zeitaufwendige – Streitigkeiten mit den Finanzbehörden zu vermeiden.
Nachdem die passende Unternehmensform (Einzelunternehmen bzw. Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft) gefunden wurde und das Vorhaben in den Startlöchern steht, ist es an der Zeit, das Finanzamt über das Vorhaben zu informieren.
Bei der Gründung eines Unternehmens (Einzelunternehmen und Personengesellschaft) ist es hierbei zunächst empfehlenswert, den – zugegebenermaßen recht kompliziert wirkenden – „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ auszufüllen und an das zuständige Finanzamt zu schicken. Durch diesen Fragebogen erlangt das Finanzamt Kenntnis von der Gründung des Unternehmens und der Art der unternehmerischen Tätigkeit. Ist dieser Fragebogen einmal ausgefüllt und sind ggf. Rückfragen seitens des Finanzamtes geklärt worden, erteilt das Finanzamt dem Unternehmen eine Steuernummer. Hat man für die Ausübung seiner unternehmerischen Tätigkeit eine Körperschaft (z.B. GmbH) gegründet, so erfolgt die Zuteilung einer Steuernummer von Amts wegen. Die Steuernummer dient fortan der Identifizierung des Unternehmens gegenüber den Finanzbehörden und muss auf jeder Rechnung erscheinen, die der Unternehmer seinen Kunden erteilt.
Weitergehende Überlegungen sollten dahingehend angestellt werden, welche Gewinnermittlungsart angewendet werden soll. Während Kapitalgesellschaften (UG, GmbH und AG), Handelsgesellschaften (oHG, KG) und Kaufmänner grundsätzlich von Gesetzes wegen zur Aufstellung von Bilanzen verpflichtet sind, können diejenigen Unternehmer, die in der Rechtsform einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts oder als Einzelunternehmer firmieren und nicht als Kaufmann im Handelsregister eingetragen sind, zwischen der Aufstellung von Bilanzen und der sog. Einnahme-Überschuss-Rechnung wählen. Dies gilt zumindest solange, bis pro Kalenderjahr ein Umsatz i.H.v. 500.000 EUR bzw. ein Gewinn in Höhe von 50.000 EUR überschritten wird.
Der markanteste Unterschied zwischen Bilanzierung und der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist sicherlich, dass bei der Bilanzierung ein Ertrag bzw. Aufwand abzubilden ist, sobald dieser realisiert ist (d.h., i.d.R spätestens mit Rechnungsstellung) bzw. droht, während es bei der Einnahme-Überschuss-Rechnung maßgeblich auf den tatsächlichen Zufluss bzw. Abfluss des Geldes ankommt. Des Weiteren bedarf es bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung eines geringeren bürokratischen Aufwands. Gleichwohl kann es sich anbieten, von Anfang an zu bilanzieren, nämlich dann, wenn eine spätere Bilanzierungspflicht ohnehin naheliegend ist, weil beispielsweise die genannten Umsatzgrenzen überschritten werden. In diesem Fall vermeidet der Unternehmer die Aufstellung einer komplizierten Überleitungsrechnung der Einnahme-Überschuss-Rechnung zur (Eröffnungs-) Bilanz.
Unabhängig von der Wahl der Gewinnermittlungsart empfiehlt es sich, von Beginn an darauf bedacht zu sein, die Buchführung ordnungsgemäß zu führen. Möchte man dies selbst machen, kann eine handelsübliche Buchführungssoftware erworben werden, die mit praktischen Erläuterungen und Hilfen durch die korrekte Erfassung der Sachverhalte führt. Selbst die elektronische Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen (siehe weiter unten) ist in dieser Software häufig inbegriffen. Da allerdings die Buchführung für viele Unternehmen ein „Buch mit sieben Siegeln“ darstellt, kann es sich auch anbieten, diese auf einen Dritten, etwa einen Steuerberater oder einen Buchhalter, zu delegieren. Vorteil dieses „outsourcing“ ist sicherlich, dass der Unternehmer sich voll und ganz auf das Startup konzentrieren kann und gleichzeitig die mit der Buchführung verbundenen Risiken abwälzt, wohingegen die – mitunter nicht unerheblichen – Kosten dieses Dritten als Nachteil festzumachen sind.
Ein weiterer wichtiger Punkt in der Gründungsphase des Unternehmens ist, dass im Zuge der steuerlichen Erfassung und Registrierung des Unternehmens das Finanzamt Steuervorauszahlungen für Zwecke der Einkommen-, Körperschaft- und Gewerbesteuer festsetzen möchte, die von dem Unternehmer vierteljährlich (!!!) zu begleichen sind. Hier sollte tunlichst darauf geachtet werden, ausreichend flüssige Mittel für Zwecke der Vorauszahlungen auf der „hohen Kante“ zu haben, da bei verspäteten Zahlungen (schmerzhafte) Säumniszuschläge drohen können. Die Höhe der Vorauszahlungen bemisst sich zunächst nach den (Gewinn-)schätzungen des Unternehmers selbst. Doch auch hier ist Vorsicht geboten: Wird zu „pessimistisch“ geschätzt und der Unternehmer erzielt letztendlich einen deutlich höheren (steuerlichen) Gewinn für das entsprechende Wirtschaftsjahr, so erwarten den Unternehmer auch deutlich höhere Steuernachzahlungen. Sobald dieses Szenario absehbar ist, sollte der Unternehmer entweder die Steuervorauszahlungen anpassen oder aber entsprechende Reserven vorhalten. Wir empfehlen hier regelmäßig die „freiwillige“ Anpassung der Steuervorauszahlungen und zwar aus zweierlei Gründen: Einerseits macht eine Anpassung sicherlich nicht den schlechtesten Eindruck bei der Finanzbehörde. Vor allem dann, wenn der Unternehmer die Vorauszahlungen zu einem späteren Zeitpunkt einmal aufgrund einer schlechten Geschäftslage herabsetzen möchte, ist das Finanzamt sicherlich eher dazu bereit, der Herabsetzung zuzustimmen, wenn in der Vergangenheit aufgrund einer guten Geschäftsentwicklung höhere Vorauszahlungen seitens des Unternehmers „freiwillig“ beantragt wurden. Andererseits vermeidet man dadurch gegebenenfalls unnötige Zinsnachzahlungen (der Zinssatz beträgt stolze 6% p.a. (!!!)) im Rahmen der endgültigen steuerlichen Veranlagung. Tritt das umgekehrte Szenario ein und der Unternehmer hat die Steuervorauszahlungen zu „optimistisch“ kalkuliert, hat man zwar einen Erstattungsanspruch gegenüber dem Finanzamt, gleichwohl könnten in diesen Fällen aber unter Umständen Liquiditätsreserven für (Folge-)Investitionen fehlen.
Für Zwecke der Umsatzsteuer ist auf die grundsätzlich bestehende Pflicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen und der Umsatzsteuerjahreserklärung sowie zur ordnungsgemäßen Rechnungsstellung hinzuweisen. Der Unternehmer ist im Kalenderjahr der Aufnahme der Tätigkeit und im folgenden Kalenderjahr verpflichtet, monatlich Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Diese Umsatzsteuervoranmeldungen sind grundsätzlich bis zum 10. Tag des Folgemonats elektronisch bei der Finanzverwaltung einzureichen (via ELSTER Software). In den Umsatzsteuervoranmeldungen sind sämtliche im abgelaufenen Monat erzielten Umsätze anzugeben, sowie entsprechende Vorsteuern aus Eingangsleistungen für das Unternehmen zu deklarieren. Da im Bereich der Umsatzsteuer oftmals empfindliche Strafen für die nicht rechtzeitige Erfüllung der umsatzsteuerlichen Pflichten entstehen, sollte hier bereits von Beginn an Wert auf eine ordnungsgemäße Handhabung gelegt werden. Alternativ kann sich der Unternehmer, falls er bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreitet, als Kleinunternehmer behandeln lassen. Hat man den Status als Kleinunternehmer inne, entfällt die Umsatzsteuerpflicht in Ausgangsrechnungen, sodass kein gesonderter Ausweis von Umsatzsteuer erfolgen darf, gleichzeitig entfällt aber auch die Möglichkeit der Erstattung von gezahlten Vorsteuern aus Eingangsrechnungen für den Unternehmer. Gleichzeitig entfällt die Verpflichtung zur Abgabe von monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen (nicht jedoch die Verpflichtung zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung!!!).
Des Weiteren ist im Bereich des Umsatzsteuerrechts besonders auf die Stellung einer korrekten Rechnung mit sämtlichen im Gesetz formulierten Vorgaben zu achten. Gerade in der Gründungsphase eines Unternehmens wäre es gegenüber Kunden ärgerlich und wenig vertrauenserweckend, wenn fehlerhafte Rechnungen gestellt werden und diese zu einem späteren Zeitpunkt zu korrigieren sind. Im Übrigen gilt dies insbesondere auch für Eingangsrechnungen, die der Unternehmer erhält: Der Vorsteuerabzug wird nur gestattet, wenn auch diese Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Ist dies nicht der Fall entgeht dem Unternehmen (zunächst) die Erstattung der Vorsteuern durch das Finanzamt, was wiederrum zu Liquiditätsengpässen führen kann.
Der nächste Artikel befasst sich mit der Suche nach und dem Finden der richtigen Unternehmensform (Einzelunternehmen, Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft). Jan Reiter (Rechtsanwalt/Steuerberater) und Marc-Christian König (Steuerberater) sind Partner bei der Kanzlei Steinhaus & Prof. Dr. Griesar in Frankfurt und beraten unter anderem im Bereich des Steuer- und Gesellschaftsrechts bei Gründungsvorhaben.